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隨著辦公自化管理在辦公領域的普遍應用，政府機關和社會各行各業都在逐步實行“文檔一體化管理”，以提高工作效率，加快辦公自動化的進程，實現全面、科學的文件檔案全程管理。 項目經理讓員工小王去找一下正在實施的項目A的所有文件和檔案，小王就找到了所有有關于A項目的資料，但是沒辦法分清楚哪些是文件，哪些是檔案。 很多人都和小王一樣不明白文件和檔案的區別，認為文件不就是檔案，檔案不就是文件嗎？ 文件是業務運行中的過程文件，其生命周期涉及文件的生成、 編輯、處理、共享、協同、審批、成文等各個環節。就像小王搜索到的資料里，目前正在實施的項目所生成的各類表格，圖片，視頻，文字信息就是屬于文件，且沒有一個固定的保存形式，所以文件就是檔案的前提和基礎。 檔案是對有價值的資源文件進行存檔備案后，按照管理規范將 檔案上架、保管、查詢、借閱、利用、銷毀。就像小王搜索到的資料里，已經處理完畢且有保存價值的文件，且已經進行過分類整理立卷，著錄，且由檔案室有專人管理的資料，所以檔案是文件的擴展和延伸。 再來看一下文件檔案的現狀：文件分散管理、權限不清晰、版本混亂、格式不統一、易丟失，檔案借閱不規范、歸還不及時、庫房管理混亂、手工收錄不完整、電子化程度低……面對這些問題，杭州晨科軟件技術有限公司基于真正的“文檔一體化”管理概念，自主研發的“晨科文件檔案管理系統”就實地解決了文件和檔案管理現狀的難題。 晨科文檔管理系統從企業自身特點出發，對文件實現集中存儲、分類管理、文件模板、在線編輯、在線預覽、文件分享、批量歸檔，對檔案實現檔案建設，整理著錄、掃描上傳、附件掛接、在線預覽、批量上架、檔案銷毀、批量導出。 在晨科文件檔案管理系統中 ，文件和檔案是一體的，依據統一的標準，遵循統一的規范，將文件從形成、運轉、處理、管理 到檔案的收集、整理、鑒定、檢索、利用等各環節有機結合起來，組成一個系統。提高工作效率、實現集中控制、增強流程銜接、減降管理難度。 首先，晨科文檔管理系統中打通了線上線下的流程，將文件、檔案、庫房的管理流程實現了集成。在A項目中，從項目開始到完成，會有前期的報價單，項目需求，簽訂的合作合同，項目驗收通知等等文件，以附件的形式上傳了文件管理模塊中，在項目結束以后，通過檔案管理人員的篩選、鑒定，把有價值的文件做一下歸檔，就形成了檔案，放入系統的庫房中，而這些紙質檔案就放在了與系統庫房相對應的實際庫房的位置上。 其次，晨科文檔管理系統全面管控文件與檔案的生命周期，無論是從文件的生成、運轉、處理、形成，還是檔案的搜集、整理、利用、銷毀，晨科文檔系統都是可以做到全面管控的。 總之，需要增強對文件檔案一體化管理的認知，才能使檔案管理適應新時期的要求，只有將文檔一體化的理念深深植入到新的文檔一體化管理工作中，才能把文件檔案整合成一個系統，以適應信息時代的管理要求，就不會再出現“兩個和尚挑水喝”甚至于“三個和尚沒水喝”的尷尬現象，大大提高了企業的工作效率。 |
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